BIBLIOS

  Sistema de Gestão de Referências Bibliográficas de Ciências

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Ajuda

(última atualização: 26 de agosto de 2019)

Table of Contents

1 How To

1.1 Associação a referências já existentes

  1. Caso ainda não o tenha realizado, fazer login no Biblios (canto superior direito da página).
  2. (Opcional) Aumentar o número de resultados por página, no fundo da página de pesquisa.
  3. Filtrar por um critério que reduza tanto quanto possível a lista de publicações às do autor.
  4. Para cada publicação do autor, marcar a checkbox junto ao nome.
  5. Selecionar o departamento e a(s) unidades de investigação a que a publicação deve ser associada pelo autor.
  6. Passar para a publicação seguinte.

1.1.1 Casos particulares

  1. A publicação não tem checkbox ou não apresenta o nome do autor.
    • A publicação tem mais de 6 autores. A associação tem de ser feita usando a página de edição.
  2. Surgem vários autores junto a uma única checkbox.
    • Durante o carregamento automático não foi possível separar corretamente os autores. É necessário fazer a separação dos autores e só depois a associação, ambos na página de edição. A importação dos dados a partir do DOI simplifica consideravelmente o processo.

1.2 Introdução de novas referências

  1. Caso ainda não o tenha realizado, fazer login no Biblios (canto superior direito da página).
  2. Primir "Add new publication".
  3. Colocar o DOI do documento onde indicado ou cancelar.
  4. Preencher, se necessário, os nomes dos autores na forma como constam na publicação.
  5. Associar o(s) autor(es) ao perfil de Ciências indicando os departamentos e unidades de investigação a que a publicação deve ser associada.
  6. (Opcional) Associar outros autores à entidade correta, caso ela exista.
  7. Preencher ou corrigir os campos restantes com a informação existente sobre a referência.
  8. Primir "Save" disponível no topo e no fundo da página

1.3 Corrigir referências já existentes

  1. Caso ainda não o tenha realizado, fazer login no Biblios (canto superior direito da página)
  2. Pesquisar a referência a editar
  3. Selecionar a opção "Edit"
  4. Se o artigo tem DOI mas ainda não foi colocado na secção "Identifiers"
    1. Selecionar a opção "DOI" na caixa
    2. Colocar o DOI na caixa de texto
    3. Primir "Add Identifiers"
    4. Validar os campos apresentados (importados diretamente da base de dados de DOIs Crossref) e utilizar os que estão corretos para atualizar o artigo
  5. Se o artigo já tem DOI
    1. Primir o botão "Import from DOI" no topo da página
    2. Validar os campos apresentados (importados diretamente da base de dados de DOIs Crossref) e utilizar os que estão corretos para atualizar o artigo
  6. Corrigir ou adicionar as restantes informações
  7. Primir o botão "Save changes" disponível no topo e no fundo da página

1.4 Listar os artigos a que já estou associado

  1. Com login no Biblios
    • Primir o endereço de e-mail que surge no topo da página
  2. Sem login no Biblios
    • Ver seguinte

1.5 Listar os artigos a que qualquer autor de Ciências está associado

  1. Digitar o URL https://biblios.ciencias.ulisboa.pt/autor/<username>
    • O <username> é a primeira parte do endereço de e-mail, excluindo toda a parte @fc.ul.pt ou @ciencias.ulisboa.pt

1.6 Adicionar métricas de qualidade

  1. Editar a referência já existente
  2. Se a publicação tiver ISSN, utilizar o botão "Import from ISSN/ESSN" para selecionar as métricas pretendidas
  3. Adicionar manualmente outras métricas consideradas adequadas
  4. Gravar as alterações

1.7 Eliminar métricas de qualidade

  1. Editar a referência já existente, removendo as entradas em excesso na secção "Rankings"
  2. Gravar as alterações

2 Perguntas Frequentes

2.1 Questões Genéricas de Funcionamento e Aplicação

2.1.1 O que é o Biblios?

O Biblios apresenta-se como o repositório único de produção bibliográfica de Ciências. A grande vantagem do Biblios é manter a informação sobre as referências bibliográficas numa forma estruturada, que permite filtrar e exportar a informação nos formatos e critérios que se mostrem ou venham a mostrar necessários. A grande vantagem deste serviço é poder responder às múltiplas solicitações que todos vamos recebendo de informação sobre a produção bibliográfica a partir de um único repositório publicamente disponível, evitando desta forma incoerências e a execução repetitiva da mesma tarefa .

2.1.2 Quais as aplicações do Biblios?

Num primeiro levantamento, foram encontradas necessidades como a listagem de publicações associadas a departamentos e unidades de investigação, a cada investigador individualmente e da Faculdade no geral. As duas últimas já estão concretizadas. A filtragem das publicações por departamento e por unidade de investigação será implementada no 2º semestre de 2019.

Para além destas funcionalidades genéricas, o Biblios poderá também responder a necessidades particulares, como a exportação de referências bibliográficas num determinado formato pré-definido, filtradas por determinadas condições. A lista de possibilidades não está encerrada e irão sendo desenvolvidas novas funcionalidades à medida que a necessidade for sendo identificada. No imediato, o Biblios irá ser:

  • incorporado no Portal de Ciências, como repositório da produção bibliográfica da Faculdade;
  • incorporado na Página Pessoal de cada docente e investigador, listando as publicações que lhe estão associadas;
  • utilizado como fonte da produção bibliográfica no processo de avaliação de desempenho dos docentes (RADD);

2.1.3 O que é importante corrigir no imediato?

Considerando que o próximo processo de avaliação de desempenho de docentes (RADD) irá utilizar o Biblios como fonte da informação da produção bibliográfica, antes do fim do processo de submissão do formulário do RADD, deverá:

  • adicionar os artigos em falta no período 2016-2018;
  • fazer a sua associação a Ciências para as publicações do período 2016-2018;
  • enriquecer estas publicações com as métricas de relevância das publicações.

No entanto e considerando que o processo de associação para as publicações já existentes é bastante simples, poderá considerar associar-se já a todas as suas publicações. Esta informação permitirá já criar listagens de publicações por unidade de investigação e departamento, que ficarão disponíveis no 2º semestre de 2019.

2.1.4 Que dados armazena o Biblios?

O Biblios armazena tanta informação quanto possível de cada referência bibliográfica. O importante é que esta informação é armazenada de forma estruturada o que permite filtrar por uma grande quantidade de critérios.

2.1.5 São pedidos dados que não fazem sentido para uma dada referência. O que fazer?

Deixar em branco. O Biblios reconhece que nem todos os dados fazem sentido para todas as publicações e nas listagens não apresenta os elementos que não foram preenchidos.

2.1.6 O que é a associação a Ciências?

A associação a Ciências dos autores/editores elimina as ambiguidades dos nomes com que os autores assinam as suas publicações. Note-se que não será invulgar que dois ou mais autores assinem artigos como "J.Silva". Não é possível determinar automaticamente qual dos vários docentes e investigadores de Ciências cujo nome é J. Silva assinou a publicação. No limite, esta publicação pode nem ser assinada por nenhum deles, referindo-se a um J. Silva de outra instituição.

A associação resolve este problema criando uma ligação inequívoca entre um autor da publicação (que é apenas uma cadeia de caracteres) e um "utilizador de Ciências" específico e único (por exemplo jxsilva@fc.ul.pt). É esta associação que será utilizada em todas as operações de pesquisa estruturadas, por exemplo, para listar as publicações na página pessoal de cada um.

A associação cria também uma ligação entre cada publicação e os departamentos e unidades de investigação por via do autor. É a partir desta associação que será possível filtrar as publicações por departamento e unidade de investigação.

2.1.7 Que dados existem já no Biblios?

As mais de 39000 entradas existentes no Biblios provêm de duas fontes:

  • A recolha que foi sendo feita junto das unidades de investigação até 2015
  • O levantamento de publicações registadas no Scopus e Web of Science de autores com afiliação a Ciências para os anos de 2016 a 2018.

Em qualquer um dos casos, as entradas não estão associadas aos autores de Ciências e estão muito provavelmente incompletas.

2.1.8 Como atenuar o esforço que corrigir as minhas entradas no Biblios implica?

No imediato, o esforço deve ser focado em corrigir e completar as publicações referentes ao triénio 2016-2018, uma vez que a avaliação de desempenho de docentes para este triénio irá utilizar o Biblios como fonte única para contabilização das publicações.

A DSI fez um esforço para simplificar e reduzir tanto quanto possível o tempo necessário para a inserção e correção de referências. A utilização do DOI será uma parte importante do processo uma vez que uma parte significativa dos dados poderão ser preenchidos automaticamente.

Paralelamente, podem também ser consideradas as seguintes alternativas:

  • a DSI está disponível para recolher listagens de DOIs e gerar os artigos respetivos com a informação disponível no registo DOI. Ou seja, a associação dos autores a Ciências continuará a ter que ser feita manualmente mas a parte mais morosa do processo é realizada automaticamente. Estas listagens só serão tratadas em volumes significativos, ou seja, quando fornecidas por unidades de investigação ou departamentos. Nunca por autores individuais.
  • Poderão ser dados acessos com permissões excecionais a algumas pessoas (por exemplo secretariados) para a utilização do Biblios com possibilidade de edição (incluindo associaçãoe) e carregamento de novas referências de terceiros
  • A Biblioteca irá colaborar no enriquecimento das entradas mais antigas. No entanto, a associação dos docentes a Ciências será sempre da responsabilidade dos próprios ou das pessoas indicadas no ponto anterior.

2.1.9 Como devo apresentar a minha afiliação em futuras publicações?

No mínimo, deve constar a designação "Faculdade de Ciências, Universidade de Lisboa", sem hífen ou acrónimos. A afiliação completa bem como a motivação para o seu uso e a forma correta de integrar as unidades de investigação é apresentada na página de Boas Práticas do Portal de Ciências.

2.2 Introdução de Novas Referências

2.2.1 Posso associar outros autores que não o próprio a Ciências?

Sim.

2.2.2 Posso corrigir e/ou completar posteriormente uma referência que criei?

Sim. Ver os passos para a Correção de Referências Existentes.

2.3 Correção de Referências Existentes

2.3.1 Posso ir corrigindo o Biblios?

Sim. O Biblios irá estar permanentemente disponível e poderá ir sendo atualizado em função da disponibilidade de cada um. Sugere-se a leitura da resposta à questão O que é importante corrigir no imediato?

2.3.2 Qual a sequência de passos sugerida para corrigir as referências existentes?

De forma a facilitar a correção das referências sugere-se que o primeiro passo seja associar-se a todos os seus artigos. Depois da associação, já é possível listar apenas aqueles a que está associado e editar a informação de cada um, fazendo as correções necessárias.

2.3.3 Como fazer a associação nos artigos em que não me surge a checkbox para fazer a associação?

Apenas por uma questão de apresentação, o Biblios omite o nome da maioria dos autores nas referências em que o seu número é elevado. Nesse caso, a associação terá que ser feita editando o artigo. Quando o artigo é editado ou listado individualmente são apresentados todos os autores. Assim, basta seguir o link para "Editar" e fazer a associação na lista de autores aí apresentada.

2.3.4 A checkbox de associação lista vários autores. Como fazer?

Em algumas referências a informação não estruturada que alimentou o Biblios não permitiu separar automaticamente os diversos autores. Por essa razão, o Biblios está a assumir que toda a linha é o nome de um único autor. Será necessário editar a referência por forma a "partir" os diversos autores. A forma mais simples de o realizar será sobrepondo a lista de autores a partir dos dados existentes no DOI. Se o artigo não tiver DOI ou não for possível obter os dados a partir do DOI, será necessário colocar os autores individualmente.

2.3.5 Onde posso encontrar as métricas de qualidade?

Os indicadores SCIMAGO, Web Of Science e SCOPUS para alguns dos anos foram recolhidos pela Biblioteca e associados ao Biblios. Se a referência tiver ISSN, a lista pode ser consultada a partir da edição da referência (botão "Import from ISSN/ESSN") e aqueles que forem considerados relevantes pelo autor adicionados automaticamente.

2.4 Resolução de Problemas

2.4.1 Após me autenticar, a marca Census no topo superior direito surge a vermelho (ou) Mesmo depois de autenticado não consigo associar-me a artigos. O que fazer?

São ambos sintomas do mesmo problema: a ligação dos registos entre a base de dados de investigação e de utilizadores. Para que a ligação esteja correta, o número do cartão de cidadão/bilhete de identidade tem que ser igual em ambos. Comece por confirmar no Portal de Ciências que o número do BI está correto. Estando, deve solicitar a correção da informação na base de dados de investigação ao Gabinete de Apoio à Investigação. Caso não esteja, deve contactar a Direção de Serviços Informáticos para que o número seja corrigido. Neste caso será também importante indicar se tem conta no Fénix para que sejam corrigidos todos os sistemas de uma só vez.

2.4.2 Não me surge listada uma Unidade de Investigação a que estive (estou) associado. O que fazer?

As unidades relevantes são aquelas que têm ou tiveram associação a Ciências. Se essa associação não existe (existiu) então o artigo ficará apenas associado ao departamento. Se de facto a associação da unidade de investigação a Ciências existe ou existiu, então será necessário corrigir primeiro a base de dados das unidades de investigação. Deve contactar o Gabinete de Apoio à Investigação e explicar o problema.

Author: Direção de Serviços Informáticos

Created: 2019-08-26 seg 11:41